سازمان جهانی GS1 برای ردیابی و رهگیری، یک مدل جامع و فراگیر ارائه نموده است. بر اساس مدل GS1 اگر تمام طرف‌های حاضر در یک زنجیره تأمین، ردیابی درونی و بیرونی را انجام دهند، فرآیند ردیابی کامل در سراسر زنجیره اجرا می‌شود.
شکل1: قابلیت ردیابی در زنجیره تأمین، در درون شرکت‌ها و بیرون آن‌ها شکل می‌گیرد.
هدف از انجام فرآیند ردیابی برای طرف‌های حاضر در آن، این است که اطلاعاتی درباره تاریخچه، کاربرد یا مکان یک قلم کالای نیازمند ردیابی، از هر نقطه در زنجیره تأمین به دست می‌آید. در هر فرآیند ردیابی، به طور معمول مراحل زیر انجام می‌شود:
مراحل فرایند ردیابی بر اساس استاندارد GS1
مراحل فوق به‌طور مختصر در ادامه معرفی‌شده‌اند. توجه داشته باشید که «برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی» در درون مراحل ردیابی نیست و پیش‌نیاز آن است. علاوه بر آن «به‌کارگیری و استفاده از اطلاعات» نیز درون مراحل ردیابی نبوده و پیامد آن است.
برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی (پیش‌شرط لازم)
خروجی این مرحله به این صورت است که همه طرف‌های حاضر در فرآیند ردیابی مشخص می‌کنند چگونه داده‌های ردیابی را تعیین، جمع‌آوری، به اشتراک‌گذاری و نگهداری کنند. همچنین مشخص می‌کنند چگونه ارتباطات بین ورودی‌ها، فرآیندهای درونی و خروجی‌ها را برقرار و مدیریت نمایند.
شناسایی و تنظیم داده‌های اصلی
خروجی این مرحله به صورت زیر است: همه طرف‌های حاضر در فرآیند ردیابی داده‌های مبنای خود مانند نام و شماره شناسایی اقلام تجاری (GTIN) و شماره جهانی مکان‌ها (GLN) و سایر داده‌های اصلی را در همه‌ی سیستم‌های تبادل اطلاعات باهم تنظیم و هماهنگ می‌نمایند. برای آشنایی با ساختار داده‌های اصلی در سیستم GS1 به مستند GS1 General Specification مراجعه نمایید. همچنین کارشناسان مرکز ملی شماره‌گذاری کالا و خدمات ایران نیز آماده راهنمایی شما درباره استانداردهای سیستم GS1 هستند.
ثبت داده‌های ردیابی
خروجی این مرحله به این صورت است که طرف‌های حاضر در فرآیند ردیابی میتوانند اقلام نیازمند ردیابی را شناسایی کرده و داده‌های ردیابی توافق شده و مرتبط را جمع‌آوری و ثبت نمایند. این داده‌ها درباره اقلام نیازمند ردیابی است که در زنجیره تأمین جریان دارند.
درخواست ردیابی
خروجی این مرحله به این صورت است که داده‌های ردیابی در دسترس قرارگرفته و طرف‌های حاضر در فرآیند ردیابی برای یک‌طرف مجاز که درخواستی برای رهگیری یک قلم نیازمند ردیابی ارائه نماید، میتوانند اطلاعات مورد توافق، خوانا، جامع، صحیح و به‌روز تهیه و ارائه نمایند.
درخواست رهگیری با تبادل داده‌هایی که جمع‌آوری و ثبت‌شده‌اند سروکار دارد. یک درخواست رهگیری میتواند هفته‌ها، ماه‌ها یا سال‌ها پس‌ازاینکه قلم نیازمند ردیابی به جریان افتاد، مصرف شد یا استفاده گردید، تنظیم و ارائه شود. انواع درخواست‌های رهگیری که طرف‌های حاضر در فرآیند ردیابی می‌خواهند آن‌ها را ارائه دهند، تعیین‌کننده داده‌های ردیابی است که طرف‌ها باید با هم مبادله نمایند. برای مثال سوابق کیفیت برای واحدهای بزرگ جابجا شونده لازم نیست اما، میتواند در صورت وجود اهدافی برای مسائل ایمنی محصول و یافتن منشأ آن به کار آید.
بکارگیری و استفاده از داده‌ها (کاربرد اطلاعات)
کاربرد اطلاعاتی که حاصل درخواست ردیابی است، میتواند مثلاً جهت ریشه‌یابی و حل یک مسئله کیفیتی یا مطلع نمودن طرف‌های حاضر در فرآیند ردیابی باشد.