امروزه منشایابی خطا در کیفیت محصولات امری هزینه زا، زمان‌بر و درعین‌حال حیاتی می‌باشد. این امر نیاز به متخصصان کنترل کیفیت و فرآیندهای استاندارد مربوطه دارد. مرجوعی محصولات، شکایات مشتریان، پاسخگویی به نهادهای نظارتی، جلب رضایت مشتریان، دستیابی به سهم بیشتر از بازار و غیره مواردی هستند که اهمیت این موضوع را برای صاحبان برند بیشتر می‌کنند.
برای نیل به این هدف مهم باید رویدادهای مهم ردیابی و رهگیری در یک سازمان شناسایی‌شده و مشخص شود که چه اطلاعاتی در هر مرحله باید ثبت گردد.
در ایران، سیستم‌های جامع که تحت عنوان ERP در سازمان‌های مورداستفاده قرار می‌گیرند کامل نبوده و نمی‌توانند سوابق ردیابی یک محصول یا کالا را بی‌نقص و مطابق با استانداردها نمایش دهند.
رسیدن به یک سیستم ردیابی و رهگیری دقیق و کارا با استفاده از شیوه‌های سنتی در جمع‌آوری و ثبت اطلاعات بسیار هزینه زا و زمان‌بر خواهد بود.
سازمان جهانی GS1 برای رديابی و رهگيری، يك مدل جامع و فراگير ارائه نموده است. بر اساس مدل GS1 اگر تمام طرف‌های حاضر در يك زنجيره تأمین، رديابی درونی و بيرونی را انجام دهند، فرايند رديابی كامل در سراسر زنجيره اجرا می شود.
انتشار سند GTS1در سال 2010، باعث شده است که GS1 به‌عنوان بازیگر اصلی در فضای ردیابی جهانی شناخته شود.
نکته بسیار حائز اهمیت که باید به آن اشاره شود آن است که ردیابی مدنظر از طریق جمع‌آوری سریع اطلاعات دقیق به شکل مکانیزه حاصل می‌شود که بسیار با ردیابی‌های سنتی و دستی حال حاضر مغایرت و تفاوت دارد.
جمع‌آوری مکانیزه اطلاعات کمک خواهد کرد تا بهترین و دقیق‌ترین گزارش‌ها را در سریع‌ترین زمان ممکن جهت تصمیم‌گیری مدیران در اختیار داشته باشید.
برخی از نیازمندی‌های یک صنعت برای پیاده‌سازی یک سیستم ردیابی درونی عبارت‌اند از:
- نياز به سيستم رديابي محصولات توليدي به‌منظور كنترل كيفيت مواد اوليه، تجهيزات و پرسنل دخيل و عوامل تأثیرگذار در كيفيت محصول توليدي همچنین مشخص شدن این‌که چه سری محصولی به کدام مشتری تحویل‌شده است
- كنترل خروج مواد اوليه و محصولات تولیدشده بر اساس سيستم FIFO
- کنترل تعداد در بسته‌بندی محصولات جهت جلوگیری از اعلام شکایت مشتریان
- برنامه‌ریزی حمل‌ونقل بهینه
- جلوگیری از خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات
- جلوگیری از ثبت و ارسال سفارش اشتباه به مشتری
- تفکیک صحیح بار بر اساس سفارش مشتری و جلوگیری از کسری بار
- کاهش ضرر از دست دادن مشتری
برخی از مزایای استفاده از سیستم ردیابی درونی عبارت‌اند از:
- امکان ردیابی محصول ازلحاظ مواد تشکیل‌دهنده آن (بچ‌های تولیدی)
- امکان ردیابی محصول ازلحاظ عملیات و فرایندهای انجام‌شده بر روی آن (عملیات کنترل کیفی)
- امکان ردیابی محصول ازلحاظ کارکنان خط تولید
- امکان ردیابی محصول ازلحاظ زمان‌های انجام کار (ازنظر ترکيب مواد )
- امکان ردیابی خاصیت‌های مشترک بین محصولات (تشخیص خرابی از طریق شکایت یک مشتری)
- پیشگیری ارسال اشتباه کالاها (به لحاظ کنترل‌های زمان بارگیری)
- نیازمندی‌های مربوط به اجراي سيستم FIFO در خصوص ورود مواد اوليه و محصولات
- امکان جمع‌آوری مکانیزه اطلاعات و دسترسی سریع به اطلاعات دقیق و بدون خطا
- امکان کنترل تعداد در بسته‌بندی و جلوگیری از کم یا زیادتر رفتن محصول برای مشتریان
معرفی سامانه ردیابی مواد اولیه و محصولات:
با توجه به این مهم که یکی از بخش‌های مهم ارائه خدمات توسط GS1 حوزه مربوط به صنایع فنی است، GS1ایران پس از مواجهه با مشکلات و نیازمندی‌هایی که در این حوزه از قبیل ردیابی و رهگیری مواد اولیه، محصولات، قطعات و تجهیزات که توسط ذینفعان مربوطه مشاهده گردید به ارائه مشاوره و راه‌حل با استفاده از استانداردهای GS1 پرداخت که منتج به توسعه سامانه‌ای با مشخصات ذیل شد.
این سامانه جهت مدیریت اطلاعات رویدادی جریان مواد اولیه تا تولید محصولات نهایی در پروسه‌های تولید پیوسته برای ردیابی داخلی سوابق و رهگیری کالا طراحی و توسعه‌یافته است و دریکی از تخصصی‌ترین و بزرگ‌ترین کارخانه‌های صنایع فنی ایران که تولید انحصاری برخی محصولات خاص را بر عهده دارد پیاده‌سازی شده است.
این سامانه بر اساس آخرین استانداردهای ردیابی بین‌المللی GS1، تحلیل، طراحی و توسعه‌یافته است. جمع‌آوری اطلاعات رویدادی موردنیاز ردیابی و رهگیری توسط این سامانه به‌صورت مکانیزه می‌باشد.
این سامانه ماژولار است (یعنی به‌صورت بخش‌های مجزا بوده و هر بخش آن می‌تواند به‌صورت جداگانه مورداستفاده قرار بگیرد) و 6 ماژول اصلی دارد که شامل ( مدیریت اطلاعات‌پایه و دسترسی‌ها، مدیریت انبار پای‌کار، مدیریت تولید، مدیریت بسته‌بندی، مدیریت انبار محصول، مدیریت بازرسی و کنترل) می‌باشد.
این سامانه تحت وب و بر روی سرورهای داخلی سازمان استفاده‌کننده است و برای جمع‌آوری اطلاعات به شکل مکانیزه، کد نویسی بر روی PDA ها صورت پذیرفته است. همچنین این سامانه قابلیت کار با لیبل پرینترها را دارد و کد نویسی مخصوص لیبل پرینترها صورت گرفته است.