فرآیندی است که طی آن اقلام سازمان شامل ماشین‌آلات، تجهیزات، مواد اولیه، قطعات یدکی، ابزارآلات و … شناسایی‌شده و با گردآوری اطلاعات مرتبط، برای هرکدام کاتالوگی طبق نیاز سازمان ایجاد می‌گردد و در پایان جهت بازبینی سریع و صحیح اطلاعات مربوطه، به هرکدام از این مجموعه اطلاعات گردآوری‌شده یک کد یکتا تخصیص داده می‌شود. واضح است که
کارکرد اطلاعات گردآوری‌شده، شناسایی قلم کالا و رفع نیازمندی‌های اطلاعاتی سازمان است.
• تولید کاتالوگ الکترونیکی اقلام بر اساس استانداردهای روز دنیا
• تولید کد منحصربه‌فرد بر اساس استانداردهای سازمان جهانی GS1
• امکان طبقه‌بندی اقلام به‌صورت سفارشی برای سازمان جهت تهیه گزارش‌های مدیریتی
• امکان استفاده هم‌زمان از چند ساختار طبقه‌بندی و برقراری تناظر بین ساختارهای متفاوت
• امکان ایجاد درختواره سیستمی تجهیزات جهت شناسایی ارتباط پدر و فرزندی قطعات و دستگاه‌ها
• تهیه گزارش‌های مهم مدیریتی بنا به نیاز سازمان
• منبع يابی
نرم‌افزار كدينگ سازمانی از استاندارد ISO8000 و استانداردهای سازمان جهانی GS1 استفاده می كند.
سرور درون سازمان و كامپيوتر برای كاربران مرتبط
هر سازمان تولیدی و خدماتی برای به‌کارگیری به‌موقع، صحیح و کارآمد منابع مالی، انسانی و اقلام خود و برنامه‌ریزی برای آنها می تواند از كدينگ سازمانی استفاده نمايد.
شناسایی اقلام و اموال سازمان به صورت منحصر‌به فرد، ایجاد زبان مشترک و شناسایی تامین‌کنندگان و تولیدکنندگان اقلام مورد نیاز سازمان منجر به کاهش قابل توجه در هزینه‌های سازمان می‌شود.
نرم افزار كدينگ سازماني با ايجاد يك زبان مشترك به استانداردسازی داده‌ها و اطلاعات می پردازد . همچنين يك منطق مناسب براي طبقه‌بندی، شناسايی و كدگذاری اقلام سازمان فراهم کرده و اجازه ثبت اطلاعات تكراری در ERP را نمی دهد . اما اين به معني عدم نياز به ERP نخواهد بود ، بلكه نرم‌افزار كدينگ‌سازمانی جايگزين بخش توليد كد و نام محصول در ERP می شود.
با توجه به قابلیت نرم افزار در ارائه فایل خروجی از اطلاعات قلم کالا اعم از کد ، نام محصول و … ، قابلیت اتصال به ERP های مختلف وجود دارد.
امکان ایجاد و پیاده سازی هر تعداد طبقه بندی مورد نياز سازمان در این نرم افزار وجود دارد.
امكان ثبت در کاتالوگ و سپس گزارش‌گيری از تمام اطلاعات قديم سازمان از قلم کالا مانند کد، نام محصول و مشخصات فنی کالا ، وجود دارد .
با توجه به استفاده نرم افزار از استانداردهایی چون ISO8000 و سازمان جهانی GS1 در شناسایی و کدگذاری ، مشکل شناسایی چندگانه و اختصاص چند کد به یک قلم کالا برطرف شده است .
کد 13 رقمی بی معنا ، در قالب استاندارد سازمان جهانی GS1
مرکز ملی شماره گذاری کالا و خدمات ايران با در اختيار داشتن بانک اطلاعات تولیدکننده و تامین کننده (با بیش از 90.000 تولیدکننده و تامین کننده و بیش از 3.500.000 کاتالوگ)، یکی از دوازده بانک اطلاعاتی مرجع کشور می باشد و قادر است امكان منبع‌يابی را با ارتباط اطلاعات قلم كالاهای مورد نياز مصرف كنندگان (سازمان‌های استفاده كننده از كدينگ سازمانی) با توليد و تامين كنندگان فراهم آورد.
در حال حاضر گزارشات «کاتالوگ اقلام» ، «کدهای قدیم» ، «درخواست بر اساس ساختار» ، «ورود و خروج کاربران» ، «دسترسی نقش ها» و «مشاهده صفحات» در نرم افزار وجود دارد. شايان ذکر این است با توجه به ثبت اطلاعات به صورت پارامتریک در این نرم افزار امكان تهيه گزارشات مورد نياز سازمان‌ها فراهم می باشد.
امکان تفکیک اقلام به سه دسته «درگردش» ، «غیرفعال» و «خارج از رده» وجود دارد. اقلام غیرفعال اقلامی هستند که موقتا از گردش خارج و قابلیت بازگشت به چرخه را دارند. اقلام خارج از رده اقلامی هستند که به کلی از چرخه کدگذاری خارج شده و دیگر امکان بازگشت آنها وجود ندارد.