سفارش تا پرداخت، فرایند کسب و کار است، جایی که کالاها:

• سفارش داده می شوند
• تحویل و دریافت می شوند
• فاکتور و پرداخت هزینه می شوند

چه دریافت کالا و چه تحویل کالا باشد، این فرآیند برای بسیاری از شرکت‌ها حیاتی است. زمانی که سفارشات به طور نامناسب دریافت، تکمیل، تحویل یا فاکتور شوند، ممکن است پرداخت ها به تاخیر بیافتد یا رد شود و مشتریان ممکن است منصرف شوند و حتا ریزش کنند.

مهم است که فرآیند به صورت موثر و دقیق عمل کند. بسیاری از کسب و کارها کل فرآیندشان را از طریق تبادل الکترونیکی داده ها (EDI) خودکار کرده‌اند.

GS1 بریتانیا به شما کمک می‌کند تا با استفاده از استانداردهای EDI eCom (پیام های EDI استاندارد صنعتی که هر مرحله از فرایند را مدیریت می کنند) فرآیند سفارش تا پرداخت خود را خودکار کنید.

3- تبادل الکترونیکی داده ها (EDI)

اسناد زیادی برای عملکرد موثر فرآیند سفارش تا پرداخت، شامل سفارش خرید، اعلامیه حمل و نقل پیشرفته[1] (ASN) و فاکتورها مورد نیاز هستند.

در یک اقتصاد رقابتی، اگر از روندهای دستی و کاغذی برای انجام این فرآیندها استفاده کنید، نمی‌توانید به طور موثر عمل کنید. بسیاری از خرده فروشان پیشرو حتی اگر نتوانند به صورت الکترونیکی با تامین کنندگان ارتباط برقرار کنند، محصولات را از تامین کنندگان خریداری نمی‌کنند.

یک نیاز حیاتی به راه حلی سریع، دقیق، کارآمد و مقرون به صرفه وجود دارد، مهم نیست سازمان شما به چه اندازه هست و شما در چه بخشی از آن کار می‌کنید. EDI چنین راه حلی را ارائه می‌کند.

اساسEDI  مبتنی بر تبادل کامپیوتر به کامپیوتر اسناد الکترونیکی استاندارد کسب و کار، بین دو شرکت است. EDI، اسناد کاغذی را جایگزین اسناد الکترونیکی می کند. شرکت ارسال کننده، پیام الکترونیکی را ایجاد می‌کند و شرکت دریافت کننده آن پیام را بدون نیاز به دخالت انسانی تفسیر می نماید.

دو مفهوم کلیدی EDI عبارتند از:

• اسناد الکترونیکی، جایگزین اسناد کاغذی می‌شوند.
• تبادل اسناد در قالب استاندارد انجام می‌شود.

با استفاده از این دو مفهوم اصلی، هر کسب‌وکاری می‌تواند EDI را اجرا کند و از سرعت، دقت، کارایی و صرفه‌جویی در هزینه ی آن بهره ببرد.

4- انواع EDI

چند روش برای آن که EDI را در کسب و کار خود پیاده سازی نمایید، وجود دارد.

رویکرد انتخابی شما به جای اینکه یک نوع فناوری یا پیاده‌سازی را ترجیح دهد، باید براساس نیازهای کسب و کار شما باشد.

EDI مبتنی بر وب: EDI مبتنی بر وب به شما این امکان را می دهد که بدون توسعه یک زیرساخت پیچیده با شرکای تجاری خود تعامل داشته باشید. این کار به شما امکان ایجاد، دریافت و مدیریت اسناد الکترونیکی با استفاده از یک مرورگر وب و دسترسی به اینترنت را می‌دهد. این سرویس اطلاعات را به فرمت EDI مورد نیاز تبدیل می‌کند و آن را به طور ایمن به شرکای تجاری شما انتقال می‌دهد.

شبکه های ارزش افزوده (VANs): شبکه های ارزش افزوده، شبکه های خصوصی ای هستند که در آن ها داده ها بین شرکت ها به طور ایمن رد و بدل می‌شود. برای استفاده از یک VAN باید با یک ارائه کننده VAN یک حساب باز کنید. با باز کردن حساب، به شما یک صندوق پستی الکترونیکی برای ارسال و دریافت اسناد الکترونیکی ارائه می شود. زمانی که می‌خواهید یک سند را ارسال کنید، VAN آن را به صندوق پستی گیرنده ارسال می‌کند که در آن ذخیره می‌شود. گیرنده سپس به شبکه متصل می‌شود و اسناد را از صندوق پستی خود، دریافت می‌کند.

AS2  : AS2 یکی از رایج‌ترین روش‌ها برای انتقال ایمن و مطمئن از طریق اینترنت است. پیاده‌سازی EDI با استفاده از AS2 اساسا شامل دو رایانه (یک کلاینت و سرور) که با یکدیگر در اینترنت در ارتباط هستند، می باشد. AS2 یک پاکت برای یک پیام ایجاد می‌کند که سپس از طریق استفاده از گواهی های دیجیتال و رمزنگاری به طور ایمن ارسال می‌شود.

5- مزایای EDI

EDI ابزاری است که به شما این امکان را می‌دهد اسناد تجاری را سریع تر و با هزینه کم تر مبادله کنید. به این معنا که شما می‌توانید کارآمدتر باشید، هزینه ها را بکاهید و دقت داده ها را بهبود بخشید.

سریع تر است

• پیام‌های الکترونیکی تقریبا به طور آنی به سراسر جهان فرستاده می‌شوند.
• اطلاعات دریافتی می تواند بلافاصله با استفاده از نرم افزارهای کاربردی داخلی مورد استفاده قرار گیرد.
• انتقال سریع داده ها، فرایندهای بلادرنگ و مبتنی بر رویداد را ممکن می‌سازد.
• دریافت سریع تر اسناد یک مزیت رقابتی برای شما فراهم می‌کند.

داده ها دقیق تر هستند

• داده ها از اسناد مبتنی بر کاغذ کپی نمی‌شود.
• خطاهای ناشی از وارد کردن دستی اطلاعات حذف می‌شوند.

کارامدتر است

• برنامه ریزی به دلیل دریافت سریع تر تراکنش های دقیق و کاملِ کسب و کار، بهبود می‌یابد.
• کالاها سریع تر دریافت می شوند و کارهای تولید بر اساس آن برنامه ریزی می شوند.
• سفارشات به سرعت پردازش می‌شوند و محموله ها بر اساس آن برنامه ریزی می شوند.
• پرداخت ها زود دریافت می‌شوند و جریان نقدی بهبود می‌یابد.
• روابط شریک تجاری به دلیل همکاریِ نزدیک تر، بهبود می‌یابد.
• مسیرهای بازرسی الکترونیکی توانایی بیشتری برای پی‌گیری وضعیت و سنجش عملکرد، ارائه می‌دهند.
• اگر سفارشات نمی‌تواند به طور کامل برآورده شود، تصدیق خودکار، زمان خریدار را صرف برنامه‌ریزی گزینه‌های دیگر می‌کند.

به شما کمک می کند هزینه ها را کاهش دهید

• فرایندهای دستی کم تر، نیازمند منابع کم تر و دارای سربار کمتری هستند.
• اصلاحات پرزحمت و گران فاکتورها و سفارشات، کاهش می‌یابد.
• سطوح موجودی بواسطه ی پردازش سفارشات و چرخه های تحویلِ مختصر شده، کاهش می‌یابد.
• گردش سریع تر اسناد به شما این امکان را می‌دهد که از شرایط بهتر تخفیف، بهره مند شوید.

6- یک نمونه عادی از مزایای EDI

بسیاری از شرکت‌ها، EDI را در اولین مرحله ی فرآیند سفارش تا پرداخت (تبادل یک سفارش خرید) اجرا می‌کنند. معمولا، یک خریدار به جای آن که یک سفارش خرید ایجاد کند از یک روش نسبتا استاندارد پیروی می نماید:

• خریدار داده‌ها را از یک انبار یا سیستم تدارکات بررسی می‌کند.
• داده های مربوطه برای ایجاد یک سفارش خرید، وارد سیستم خرید می شود.
• خریدار سفارش خرید را چاپ می‌کند
• سفارش خرید به فروشنده ارسال، فکس یا ایمیل می‌شود.
• فروشنده سفارش خرید را دریافت می‌کند.
• اطلاعات مربوطه وارد سیستم ورودی سفارشات می شود.
• خریدار به صورت دوره ای فروشنده را مجبور می‌کند تا مشخص کند که آیا سفارش خرید، دریافت و پردازش شده است یا نه.

اگر زمانی که توسط خریدار و فروشنده برای پی‌گیری این روند صرف می شود و زمان صرف شده توسط پست، را اضافه کنید، معمولا بین ۳ تا ۵ روز طول می‌کشد. این مساله همچنین به مدیریت سریع و بدون خطای سفارش خرید، هنگام ورود داده ها توسط فروشنده و خریدار بستگی دارد. این رویه زمانی که یک شرکت سفارشات خرید خود را به صورت الکترونیکی با استفاده از EDI ایجاد می‌کند به طور قابل توجهی ساده تر و سریع تر است:

• خریدار، داده‌ها را در یک سیستم انبار یا سیستم تدارکات بررسی می‌کند.
• نرم‌افزار EDI یک سفارش خرید الکترونیک ایجاد می‌کند و آن را بلادرنگ به طور خودکار به فروشنده انتقال می‌دهد.
• سیستم ورود سفارش فروشنده، سفارش خرید را دریافت کرده و سیستم را بلافاصله بروزرسانی می‌کند.
• یک تصدیق به طور خودکار به خریدار فرستاده می‌شود.

چیزی که قبلا ۵ روز طول می‌کشید اکنون چند دقیقه بیشتر طول نمی‌کشد و البته، پیاده سازی سیستم سفارش خرید فقط یک گام در جهت استقرار کامل فرآیند سفارش تا پرداخت است. با اجرای سایر مراحل این فرآیند می توان زمان های بیشتری را ذخیره کرد.

 

[1] Advanced Shipping Notices